Oproepsysteem
Bent u of uw assistente regelmatig bezig met het oproepen van patiënten voor laboratoriumonderzoek? RHMDC biedt een geautomatiseerd oproepsysteem waarmee uw administratieve lasten worden verlicht.
Hoe werkt ons bewakingssysteem?
Ons oproepsysteem automatiseert het proces van het oproepen van uw patiënten voor laboratoriumonderzoek. Met behulp van vooraf ingestelde protocollen en een gepersonaliseerde aanpak zorgen wij ervoor dat uw patiënten tijdig worden opgeroepen voor hun benodigde medische controles. De oproepfrequentie is gebaseerd op de verjaardag van de patiënt. Een jaarcontrole zal dus altijd rond de verjaardag plaatsvinden. Het is mogelijk om de oproepdatum te verplaatsen.
- De patiënt ontvangt de oproep per mail en/of post.
Klik hier voor meer informatie over de oproep per mail en/of post. - De patiënt gaat met de oproep naar een bloedafnamelocatie in de buurt.
- De barcode wordt gescand door de bloedafnamemedewerker.
- De bloedafnamemedewerker neemt het benodigde lichaamsmateriaal af (of in).
- U ontvangt de uitslag automatisch in uw HIS.
Kenmerken van ons bewakingssysteem
- Automatisch patiënten oproepen voor bloedafname en overig laboratoriumdiagnostiek op basis van vastgestelde protocollen.
- Persoonlijke oproepbrieven per mail en/of post met instructies voor zowel de patiënt als de bloedafnamemedewerker.
- Flexibele oproepfrequenties op basis van de verjaardag van de patiënt.
- Uitbreiding van onze protocollen met PrEP-diagnostiek.
- Eenvoudig beheer via het Cadans portaal, inclusief mutaties en aanvullende bepalingen.
- Maandelijkse rapportage van no shows en op te roepen patiënten naar het mailadres van de praktijk.
Voorbeelden van oproepprotocollen
Ons oproepsysteem ondersteunt diverse bewakingsbehoeften, onder andere voor chronisch (zieke) patiënten. Denk hierbij aan:
- Diabetescontrole
- CVRM-controle
- Lithiumcontrole
- Controle na bariatrische chirurgie
- PrEP
Bekijk hieronder het totaaloverzicht van de verschillende oproepprotocollen en de bijbehorende oproepfrequenties.
Combinatieprotocollen
Indien er meerdere controles nodig zijn, kunt u uw patiënt aanmelden voor een combinatieprotocol. Door bijvoorbeeld een combinatieprotocol Cardiovasculair risicoprofiel en diabetesbewaking in te stellen, ontvangt de patiënt alle informatie op 1 brief/e-mail. Dit voorkomt ook overlappende bepalingen. De combinatieprotocollen zijn opgenomen in het totaaloverzicht.
Behoefte aan een ander oproepprotocol?
Wilt u ons oproepsysteem inzetten voor een andere chronische ziekte of een ander (combinatie)oproepprotocol gebruiken? Neem dan contact op met uw Relatiebeheerder Diagnostiek om de mogelijkheden te bespreken. We kunnen op verzoek nieuwe protocollen inrichten. Een mooi voorbeeld hiervan zijn de extra protocollen voor controles van medicijngebruik die we speciaal voor GGZ Delfland hebben ingericht.
Voordelen en kosten
Onze diensten bieden aanzienlijke voordelen voor zowel uw praktijk als uw patiënten, waaronder:
- Besparing van tijd
- Stroomlijning van het administratieve proces
- Inzicht in aanmeldingen, oproepen en verzuim
Voor het oproepen van patiënten worden extra kosten in rekening gebracht. Het NZA-tarief in 2025 is € 12,12. Per verzekeraar worden afspraken gemaakt over de daadwerkelijke kosten. De kosten worden vergoed door de zorgverzekeraar.
Als een patiënt verhuist gedurende de tijd dat hij of zijn is aangemeld voor het oproepsysteem, dan is het belangrijk om het nieuwe adres aan te passen in Cadans bij “Patiënt”
Ook de overlijdensdatum wordt meestal niet automatisch bijgewerkt in de systemen, graag deze ook aangeven via Cadans, zodat voorkomen wordt dat er per ongeluk een nieuwe oproep verstuurd wordt.
Aanmelden voor ons oproepsysteem
Wilt u gebruik maken van ons efficiënte oproepsysteem voor laboratoriumdiagnostiek? Volg dan onderstaande stappen:
1. Aanmelden
Geef aan uw Relatiebeheerder Diagnostiek door dat u zich wil aanmelden voor het oproepsysteem of mail naar regiosupport@reinier-mdc.nl.
2. Import van patiëntgegevens en protocollen
Nadat u aangemeld bent, kunt u via een import patiënten en protocollen uploaden. Dit kan op 2 manieren:
- U stuurt een beveiligde mail met een Excel-bestand naar regiosupport@reinier-mdc.nl met uw oproeppatiënten inclusief:
- BSN
- Voorletters
- Voornaam
- Achternaam/geboortenaam
- Adres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Mobiel telefoonnummer
- Mailadres
- Ziektebeeld
- Protocol
- U importeert de patiëntgegevens direct in Cadans. Voor meer informatie verwijzen wij u door naar regiosupport@reinier-mdc.nl.
Mutaties
Na de initiële setup kunt u zelf eenvoudig mutaties doorvoeren via het Cadans portaal. Raadpleeg de werkinstructie voor meer informatie en richtlijnen.
Extra bepalingen aanvragen
U heeft de mogelijkheid om extra bepalingen aan te vragen. U vindt de juiste codes in het document hieronder.
3. Oproepbrieven
De oproepbrieven worden automatisch gegenereerd en verstuurd naar uw patiënten. In de oproep staan instructies en een barcode. Het is niet mogelijk om aan een brief praktijkgerichte informatie toe te voegen.
Digitale oproep
De patiënt ontvangt de digitale oproep via een e-mail. In deze e-mail staat een link naar de oproepbrief. Zodra de patiënt op de link klikt, wordt er een sms-code verzonden naar een telefoonnummer*. Deze code vult de patiënt in op de website. Daarna opent de brief. Tijdens de afspraak toont de patiënt de barcode in de e-mail of brief aan de bloedafnamemedewerker.
*Deze extra stap is nodig om medische gegevens goed te beschermen.
Papieren oproep
De patiënt ontvangt de oproepkaart per post en neemt deze oproepkaart mee naar de afspraak. Vervolgens toont de patiënt de barcode aan de bloedafnamemedewerker.
4. Rapporten
Maandelijks ontvangt u automatisch rapporten over het verzuim en op te roepen patiënten voor de eerstvolgende maand.
Veelgestelde vragen over het oproepsysteem
-
Ik ontvang een foutmelding in Cadans. De patiënt is niet bekend in het systeem. Wat moet ik doen?
Als er nog nooit diagnostiek is aangevraagd voor een patiënt, zijn de NAW-gegevens niet bekend in het oproepsysteem. U vraagt in Zorgdomein eenmalig het zorgproduct: ‘Labdiagnostiek Aanmelding Oproepdienst’ aan. U kunt hierna direct door naar Cadans via de Linkbox om de patiënt aan te melden voor een protocol.
-
Wie heeft toegang tot de Linkbox in Cadans?
De praktijk is via Zorgdomein aangemeld met de praktijk AGB. Iedereen in de praktijk heeft toegang tot de Linkbox. Assistentes en POH-ers kunnen werken namens de aanvragende huisarts.
-
Ik wil voor alle CVRM-patiënten de bepaling Natrium toevoegen. Moet ik dit bij alle patiënten handmatig doen?
Nee. Het is mogelijk om een afwijkend protocol in te richten voor alle aangemelde patiënten van dit desbetreffende protocol. U kunt hiervoor mailen naar OproepML@rdgg.nl. Vermeld in uw mail welke bepalingen u aan welk protocol wil toevoegen.
-
Waarom is een beveiligd mailadres nodig?
RHMDC stuurt maandelijks een verzuimrapport met patiëntgegevens. Volgens ons beleid volgend uit de NEN 7510 moet dit via een beveiligd mailadres. Zo beschermen wij de patiëntgegevens.
-
Hoe wordt de patiënt ingepland in de agenda van de POH?
Dat moet de praktijk zelf regelen. Indien gewenst krijgt de praktijkondersteuner een overzicht van de patiënten die in de volgende maand worden opgeroepen.
-
Komt er een melding wanneer de patiënt niet komt opdagen?
U kunt in Cadans zien welke patiënten verzuimd hebben. Daarnaast mailen wij maandelijks een verzuimrapport.
-
Hoe is de ervaring bij andere praktijken met het systeem?
De reacties die gekregen hebben zijn positief:
- Makkelijk om mee te werken
- Goed inzicht in opkomst en verzuim
- Makkelijk om bepalingen toe te voegen en mutaties te doen
-
Geeft dit meer of minder administratie voor de medewerkers die hier mee gaan werken?
Het geeft minder administratie. Via Zorgdomein komt u namelijk direct in Cadans met alle patiëntgegevens. De praktijkondersteuner kan hierdoor direct zelf alles regelen zonder aanmeld- of afmeldformulieren in te sturen.
-
Zijn er aanpassingen mogelijk in de oproepbrief? Bijvoorbeeld informatie over het prikpunt, de voorbereiding en opvragen van uitslagen?
Dit is niet mogelijk. De tekst op de oproepbrief is algemeen en voor alle praktijken. De tekst wordt alleen aangepast als de wijziging voor alle aangemelde praktijken geldt.
-
Kan ik een overzicht krijgen van de patiënten van onze praktijk die zijn aangemeld in het oproepsysteem?
Ja dat is mogelijk. U kunt dit overzicht opvragen via OproepML@rdgg.nl.
Vergeet niet uw praktijknaam te vermelden in de mail. -
Is het mogelijk om een thuisprik aan te vragen voor de patiënten die ik aanmeld voor het oproepsysteem?
Als de patiënt om medische redenen niet zelf naar een locatie kan komen, dan kunt u een thuisprik aanvragen.
-
Hoe vraag ik in het oproepsysteem een thuisprik aan?
U kunt in Cadans bij ‘patiënt’ een vinkje zetten bij ‘Bloedafname aan huis’. Voor alle opvolgende oproepen wordt de patiënt automatisch ingepland als thuisprik. De patiënt ontvangt een brief op het huisadres met daarin de datum van de thuisafname.
-
Wanneer ontvangt de patiënt een brief?
Drie weken voor de oproepdatum. De jaarcontrole is altijd rond de verjaardag van de patiënt. Via Cadans kunt u een oproepdatum verschuiven. We zien dit vaak tijdens vakanties of als de patiënt tegelijkertijd met een partner opgeroepen wil worden.
-
Tot welk moment kunnen we bepalingen voor de patiënt aanpassen voordat de brief geprint is en verstuurd wordt?
De brief wordt drie weken voor de geplande datum verstuurd. Voegt u na het versturen van de brief een bepaling toe? Dan nemen we de bepaling mee in alle opvolgende keren.
-
Wat zijn de oproepkosten?
In de informatiebrief staat:
Als het laboratorium de patiënt oproept worden er extra kosten in rekening gebracht via de verzekeraar. Het NZA-tarief hiervoor is €12,12, maar het bedrag is per verzekeraars anders vanwege de onderlinge prijsafspraken.
-
Worden de oproepkosten vergoed?
De oproepkosten gaan ten koste van het eigen risico van de patiënt.
-
Waarom worden er oproepkosten in rekening gebracht?
De oproepkosten dekken de administratieve handelingen, het oproepsysteem en de portokosten voor de oproepbrieven.
Meer informatie en ondersteuning
Heeft u nog vragen of wilt u zich aanmelden voor het oproepsysteem van RHMDC? Neem dan contact op met uw Relatiebeheerder Diagnostiek of mail naar regiosupport@reinier-mdc.nl. Onze collega’s kunnen u adviseren en ondersteuning bieden bij het optimaliseren van uw zorgprocessen en inrichten van het oproepsysteem voor uw praktijk.
De informatie voor patiënten vindt u hier op onze webiste.
Voor inhoudelijke vragen kunt mailen naar oproepML@rdgg.nl.